In einem Franchisebetrieb laufen täglich unzählige Prozesse parallel: Kunden müssen betreut, Bestellungen verwaltet, Rechnungen geschrieben und Mitarbeiter koordiniert werden. Ohne digitale Unterstützung kann das schnell unübersichtlich werden. Auch die Kommunikation mit dem Franchisegeber gestaltet sich mit digitalen Tools effizienter.
Zeitersparnis und Automatisierung
Viele digitale Tools automatisieren wiederkehrende Aufgaben, beispielsweise bei der Rechnungserstellung, der Schichtplanung oder bei Social-Media-Postings. Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Fehler und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.
Hinzu kommen verbesserte Kommunikationsmöglichkeiten. Bei externen Dienstleistern ebenso wie im Kontakt zum Franchisegeber ist eine klare und schnelle Kommunikation entscheidend. Digitale Kommunikations- und Projektmanagement-Tools reduzieren daher Missverständnisse und erleichtern die Zusammenarbeit. Viele Tools sind dabei auch mobil einsetzbar. So sind Franchisenehmer nicht an ihre Büroräume gebunden.
Moderne Softwarelösungen liefern zudem wertvolle Daten und Analysen: Welche Marketingkampagnen funktionieren? Welche Produkte verkaufen sich am besten? Wie effizient arbeiten die Teams? Mit diesen Erkenntnissen können Franchisegeber wie Franchisenehmer gezielte Optimierungen vornehmen.
Wer sein Franchise ausbauen möchte, braucht skalierbare Prozesse. Digitale Tools helfen dabei, das Geschäft flexibel zu steuern und auf Wachstum auszurichten. Darüber hinaus helfen viele Programme dabei, Vorschriften und Gesetze einzuhalten. Ob Steuerpflichten, Datenschutz oder Arbeitsrecht – in einem Franchise gibt es zahlreiche gesetzliche Vorgaben. Erst zum 1. Januar 2025 ist beispielsweise die E-Rechnung hinzugekommen. Alle Unternehmen müssen gewährleisten, dass sie in der Lage sind, diese in den vorgegebenen Formaten empfangen zu können. Daher stellt insbesondere eine gute Buchhaltungs- und Personalmanagement-Software sicher, dass Franchisenehmer alle Vorschriften einhalten. Dies erleichtert zudem die Zusammenarbeit mit Steuerberatern oder Behörden.
Bessere Zusammenarbeit mit dem Franchisegeber dank digitaler Tools
In einem Franchisesystem ist die enge Zusammenarbeit zwischen Franchisegeber und Franchisenehmer entscheidend für den Erfolg. Digitale Tools spielen dabei eine zentrale Rolle, denn sie sorgen für eine reibungslose Kommunikation, klare Prozesse und einen transparenten Austausch von Daten.
Franchisegeber legen großen Wert auf einheitliche Prozesse. Oftmals gibt es im Marketing ebenso Vorgaben wie für den Kundenservice wie auch für die Warenbeschaffung. Digitale Tools ermöglichen es, zentrale Vorgaben einfach umzusetzen. Automatisierte Systeme für Bestellungen, Reporting oder Personalplanung stellen sicher, dass alle Franchisenehmer effizient arbeiten und die Marke einheitlich auftreten kann.
Viele Franchisegeber verlangen zudem regelmäßige Berichte über Umsätze, Lagerbestände oder Kundenzahlen. Moderne Softwarelösungen erleichtern diese Pflicht erheblich. Über digitale Dashboards können Franchisenehmer ihre Kennzahlen direkt mit dem Franchisegeber teilen, ohne umständliche Excel-Tabellen erstellen zu müssen oder lange E-Mails zu schreiben. Das spart Zeit und sorgt für eine bessere Steuerung des gesamten Franchise-Netzwerks.
Zugleich beschleunigt dies die Kommunikation. Franchisegeber müssen ihre Franchisenehmer regelmäßig über neue Marketingkampagnen, Preisanpassungen oder Schulungen informieren. Digitale Kommunikationsplattformen wie interne Chats, Intranet-Systeme oder Projektmanagement-Tools ermöglichen einen direkten Austausch und verhindern Missverständnisse. So sind alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand und können sich beispielsweise für die nächste Schulung mit einem Klick anmelden.
Schulungen und Marketing digitalisieren
Gut vorbereitete Schulungen sind notwendig, damit alle Franchisenehmer die Marke optimal vertreten. Digitale E-Learning-Plattformen und Webinare ermöglichen es, neue Mitarbeiter schnell einzuarbeiten und bestehende Teams kontinuierlich weiterzubilden, unabhängig vom Standort. Das spart Kosten und erhöht die Qualität im gesamten Franchise-Netzwerk.
Auch das Marketing zielt auf eine einheitliche Präsentation der Franchisemarke ab. Franchisegeber stellen oft zentral erstellte Werbematerialien bereit, die dann von Franchisenehmern lokal angepasst und genutzt werden können. Marketing-Tools und Social-Media-Management-Software sorgen dafür, dass Kampagnen einheitlich umgesetzt werden und gleichzeitig Raum für regionale Anpassungen bleibt. So profitieren Franchisenehmer von professionellen Werbestrategien, ohne sich selbst um alles kümmern zu müssen.
Welche Tools eignen sich für Franchisenehmer?
Franchisenehmer müssen viele Aufgaben gleichzeitig im Blick behalten:
- Buchhaltung
- Personalmanagement
- Marketing
- die tägliche Organisation des eigenen Geschäfts.
Um den Überblick zu behalten und effizient zu arbeiten, sind digitale Tools unverzichtbar. Doch welche Software lohnt sich wirklich und erleichtert auch in der Praxis den Arbeitsalltag?
Die Buchhaltung gehört zu den weniger beliebten, aber wichtigsten Aufgaben eines Unternehmers. Hier gilt es, stets den Überblick über relevante Zahlen zu halten. Zugleich vermeiden Franchisegeber so Fehler, die im schlimmsten Fall hohe Steuernachzahlungen und Probleme mit dem Finanzamt zur Folge haben können. Hilfreich sind Buchhaltungstools wie Lexoffice oder Datev Unternehmen online. Mit Datev kann die vorbereitende Buchhaltung selbst übernommen werden und Belege automatisch an den Steuerberater übermittelt werden. Lexoffice kann auch automatisiert Rechnungen verschicken.
Eine effizientere Mitarbeiterverwaltung gelingt mit Personalmanagement-Tools. Diese helfen dabei, Arbeitszeiten zu erfassen, Dienstpläne zu erstellen oder Gehälter abzurechnen. Auch hier gibt es einige Tools am Markt.
Marketing und Kommunikation verbessern
Gerade beim Thema Marketing wächst die Zahl an hilfreichen Tools enorm. Einige davon sind in der Basisversion sogar kostenlos. Mit den richtigen Tools lassen sich Kampagnen planen, analysieren und automatisieren. So ist es heute auch für Laien kein Problem, mit Tools wie Canva Flyer oder Grafiken zu erstellen. Mailchimp, Klicktipp oder andere Newslettertools machen es fast im Handumdrehen möglich, Newsletter zu versenden und E-Mail-Marketing-Kampagnen zu steuern.
Auch zur internen Kommunikation ist die Auswahl an Tools groß. Von Zoom über Teams bis hin zu Slack gibt es zahlreiche Anbieter mit Cloud-Funktionen, Videocalls und Chat-Möglichkeiten. Hier gilt es auszuprobieren, welches Tool für das eigene Unternehmen am besten geeignet ist. Es bringt wenig, ein Tool auszuwählen, mit dem die Beteiligten nicht gut zurechtkommen.
Hinzu kommt branchenspezifische Software wie Kassen- oder Warenwirtschaftssysteme. Womöglich macht der Franchisegeber hier auch Vorgaben, welche verwendet werden sollen, um notwendige Zahlen direkt an die Franchisezentrale weiterzuleiten.
Effizienterer Arbeitsalltag mit digitalen Lösungen
Digitale Tools erleichtern Franchisenehmer und Franchisegeber die alltägliche Arbeit und helfen dabei, das Franchise effizient zu führen. Wichtig ist, Software auszuwählen, die zum eigenen Geschäftsmodell bzw. Franchisemodell passt. Es ist ratsam, verschiedene Lösungen zu testen und so herauszufinden, welche am besten zu den eigenen Anforderungen passt. Einige Franchisegeber unterstützen ihre Franchisenehmer mit Hinweisen zu bewährten Tools. Alternativ ergibt sich immer wieder die Möglichkeit, andere Franchisenehmer nach Tipps zu fragen.
Darüber hinaus erleichtern gute digitale Tools die Standardisierung, die eine Grundsäule jedes Franchisesystems ist. Wir beraten Sie gern bei der Standardisierung von Geschäftsabläufen und der Gestaltung effizienter Prozesse. Wenden Sie sich an Artemis Franchise und vereinbaren Sie noch heute einen kostenlosen Ersttermin!
